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學位論文提交過程中所遇到的問題及解決方法

發布時間:2007-12-29 18:23:38  |   來源: 本站發布   |   作者:梁麗萍
摘 要:學位論文在高等院校學術研究中起著重要作用。針對在學位論文管理中遇到的問題,以中山大學圖書館為例,介紹了學位論文接收及管理的方法。關鍵詞:學位論文;電子版;提交方式;信息功能;利用價值中圖分類號:G253.1 文獻標識碼:A1 學位論文的重要性學位論文是1977年我國恢復實行學位制度后產生的,是高等院校學生為獲取某種學位而撰寫的論文。隨著教育改革的不斷深入,招生人數逐年增加,學位論文的收集量越來越大。碩(博)士學位論文是圍繞某一學科的重點或前沿課題進行創造性的研究和探討,并加以總結的產物,具有

摘 要:學位論文在高等院校學術研究中起著重要作用。針對在學位論文管理中遇到的問題,以中山大學圖書館為例,介紹了學位論文接收及管理的方法。
關鍵詞:學位論文;電子版;提交方式;信息功能;利用價值
中圖分類號:G253.1    文獻標識碼:A


1 學位論文的重要性
學位論文是1977年我國恢復實行學位制度后產生的,是高等院校學生為獲取某種學位而撰寫的論文。隨著教育改革的不斷深入,招生人數逐年增加,學位論文的收集量越來越大。碩(博)士學位論文是圍繞某一學科的重點或前沿課題進行創造性的研究和探討,并加以總結的產物,具有較高的創新性和開拓性,其內容新穎、專業性強、信息量大、情報價值高,是一種具有較高學術水平的科技文獻。
大多數學位論文是前一批學生科研工作的繼續,往往是博士生在碩士生的基礎上繼續深入該課題的研究工作。學位論文的特點決定了它巨大的信息功能和利用價值。
2 收集電子版學位論文的必要性
印刷版的學位論文,因其保存和使用方式的滯后而影響它們的利用率,學位論文電子化不僅可以使其方便地在網絡上檢索,以最快的速度為讀者提供共享利用,而且能夠完整地再現課題的歷史過程,為后續研究提供很好的參考,確保科研的連續性。高校圖書館的服務對象主要是高校的師生以及科研機構的研究人員,學位論文電子化后可以更好地體現高校圖書館的館藏特色和服務特色,建立學位論文數據庫已成為高校圖書館館藏自動化建設的重點。
3 學位論文提交過程中遇到的問題及解決方法
1996年,中山大學圖書館在全國率先與一些研究院合作,建立研究生學位論文在提交紙本的同時提交電子版的制度。從1999年開始,建立學位論文數據庫,將學位論文輸入電腦。2000年以前,論文電子版提交形式主要是通過軟盤提交,不僅耗費時間、工作量大,而且軟盤經常壞盤或文件打不開,影響提交質量。2003年,該館使用TRS系統開通本地的學位論文全文提交、發布和檢索系統。畢業的學生可以在網上進入學位論文遠程提交系統,只要打開網址http://library.sysu.edu.cn/paper/paper.htm進入提交系統,按提示仔細填寫表格后,鏈接全文提交就完成了;或者可以用郵件方式提交。利用網絡進行在線提交,提高了論文提交速度。管理人員在FTP下載全文時,FTP服務器具有斷點續傳的功能,解決了生物學、化學等圖片較多、容量龐大、上傳困難的問題,用戶在完成論文提交的第二天,即可通過遠程登錄查詢論文提交情況。對一些不合格的論文,管理員也能通過郵件方式通知用戶修改。
由于很多學生對論文提交工作不理解、不重視及嫌麻煩,使得電子版的收集非常困難。為了解決這個問題,中山大學研究生院決定每位畢業離校的學生在辦理離校手續時,都必須持有加蓋“已交論文電子版”印章的證明材料,否則扣發學位證書;同時圖書館也加大了對學位論文數據庫重要性的宣傳工作,簡化提交程序。每個學期期末,都會在圖書館主頁上提醒學生及時提交論文。
由于有部分學生對電腦操作不熟悉,或者校外學生上不了中山大學主頁,他們往往直接用移動硬盤或者軟盤、光盤把文章帶到圖書館里。對于這部分學生,圖書館里印制了一份表格(見表1)讓他們填寫,填好后的表格先由錄入人員暫時保存起來,空閑時候再錄入到數據庫中。這種方法雖然方便了不會用電腦的和外校的學生,但也存在問題,即圖書館不能及時地把已交論文電子版的學生反映出來,使得一些急于辦理離校手續的同學感到不方便。
圖書館曾經嘗試過把每位學生填寫的表格在網上重新提交,但網上表格必填字節較多,增加了工作量,且速度慢;后來圖書館又把接收的論文名單用Excel表格反映,然后每天匯總在一起,但這樣做又會出現名單重復或遺漏現象,給一部分急著辦離校的學生帶來麻煩。
2005年是中山大學圖書館接收論文最繁重的一年,為避免出現往年的情況,我們編制了一個新網頁,并把部門中1臺電腦暫時用作服務器,把1份提交表格(見圖1)掛在這網頁上,部門中每位同事都能在這臺電腦上看到這份表格,只要操作員收到論文電子版后就能馬上在網上填這份表格,無論是直接用軟盤提交還是在網上提交、郵件提交都可以把接收論文時出現的問題反映出來。操作人員只要輸入學生的學號或者姓名,就能看到這位學生是否提交了論文以及論文存在的問題(見圖2),對存在問題的論文即時通知這位學生重新提交。

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